Maile trafiają do spamu: co sprawdzić?

Najpierw sprawdź, czy maile trafiają do spamu wszędzie, czy u jednego dostawcy. To od razu zawęża poszukiwania.

1. 1Wyślij zwykłą wiadomość ze skrzynki firmowej na adresy w Gmailu, Outlooku i u polskiego dostawcy poczty.
2. 2Sprawdź, gdzie wylądowała w każdej z nich.
3. 3Zapytaj klienta, który zgłosił problem, z jakiej poczty korzysta i czy dotyczy to wszystkich maili, czy tylko części.

Jeśli spam pojawia się u wszystkich, szukaj w rekordach domeny i reputacji serwera. Jeśli u jednego odbiorcy, często winne są jego własne reguły albo firmowy filtr, na który nie masz wpływu.

Wpisz domenę w sprawdzarce poczty. Pokaże, czy masz rekordy MX, SPF, DKIM i DMARC i czy są poprawne.

1. 1Sprawdź, czy w domenie jest dokładnie jeden rekord SPF.
2. 2Sprawdź, czy DKIM jest włączony i czy klucz w DNS zgadza się z serwerem.
3. 3Sprawdź, czy istnieje rekord DMARC.

Jeśli czegoś brakuje albo coś świeci się na czerwono, ustaw to według poradnika SPF, DKIM i DMARC po ludzku. Brak SPF lub DKIM to dziś najczęstszy powód, dla którego Gmail odrzuca albo chowa wiadomości.

Czarne listy (RBL) to publiczne spisy adresów IP, z których szedł spam. Wiele filtrów sprawdza je przy każdej wiadomości.

1. 1Sprawdź w nagłówkach wiadomości albo w panelu, z jakiego adresu IP wysyła Twój serwer poczty.
2. 2Wpisz ten adres w sprawdzarce czarnych list, np. w sprawdzarce poczty Sorahost albo MXToolbox.
3. 3Jeśli adres jest na liście, zgłoś to dostawcy hostingu.

Na hostingu współdzielonym usunięciem z listy zajmuje się dostawca, bo adres IP jest wspólny. Na serwerze VPS robisz to sam, przez formularz na stronie danej listy, zwykle dopiero po usunięciu przyczyny.

Rekord PTR to odwrotny DNS: zamienia adres IP serwera z powrotem na nazwę. Filtry lubią, gdy nazwa z PTR pasuje do serwera, który przedstawia się przy wysyłce.

Na hostingu współdzielonym PTR ustawia dostawca i zwykle jest poprawny. Jeśli wysyłasz pocztę z własnego VPS, ustaw PTR w panelu serwera albo poproś o to dostawcę, bo bez niego część skrzynek odrzuci Twoje maile.

Formularz kontaktowy, potwierdzenia zamówień i powiadomienia ze strony to częsty i mało oczywisty winowajca. WordPress domyślnie wysyła pocztę funkcją PHP, bez logowania do skrzynki, często z adresu typu wordpress@twojafirma.pl.

1. 1Wyślij formularz ze strony na skrzynkę w Gmailu i sprawdź, gdzie trafi.
2. 2Zainstaluj wtyczkę do wysyłki przez SMTP, np. WP Mail SMTP, i połącz ją z prawdziwą skrzynką firmową.
3. 3Ustaw adres nadawcy na istniejącą skrzynkę, np. kontakt@twojafirma.pl.

Gdy technika jest w porządku, a problem został, spójrz na samą wiadomość. Filtry nie czytają jej jak człowiek, ale wyłapują wzorce typowe dla spamu.

1. 1Usuń skracacze linków, np. bit.ly. Linkuj pełnym adresem do własnej domeny.
2. 2Nie wysyłaj wiadomości złożonej z samego obrazka. Tekst powinien dać się przeczytać bez grafiki.
3. 3Pliki ZIP i dokumenty z makrami zamień na PDF albo link do pobrania.
4. 4Sprawdź stopkę: obrazki powinny ładować się z adresu w internecie, a nie być doklejone jako załączniki.

Po poprawkach filtry potrzebują czasu, żeby zmienić zdanie o domenie. Pomóż im sygnałami od odbiorców.

1. 1Poproś stałych klientów, żeby oznaczyli Twoją wiadomość jako „To nie jest spam” i dodali adres do kontaktów.
2. 2Przez pierwsze dni nie wysyłaj masowych wiadomości z firmowej skrzynki.
3. 3Czytaj raporty DMARC i sprawdź, czy nie pojawiają się w nich nieznane serwery.

Pytania